Protectia datelor cu caracter personal

PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. INFORMAREA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE

Prin prezenta vă informăm despre prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și despre drepturile dumneavoastră conform Regulamentului (UE) 679/2016 – Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), Legii de punere în aplicare a prevederilor GDPR și cu orice alte decizii pe care le poate emite Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

MOL România – Operator de date cu caracter personal

Responsabilitatea pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cadrul Programului MultiBonus, atât prin intermediul website-ului www.multibonus.ro, cât și în cadrul sistemelor de evidență a datelor separate de acest website, revine MOL România Petroleum Products S.R.L., cu sediul în Bulevardul 21 Decembrie 1989, nr. 77, Etaj 1, Camera C.1.1, Clădirea C-D The Office, Cluj-Napoca, înregistrat la Registrul Comerțului sub nr. J12/729/2000 denumită în continuare "MOL România").

În înțelesul acestui document, prin Grupul MOL se înțelege grupul de companii afiliate MOL Hungarian Oil&Gas Public Limited Company din Ungaria.

Sunt operatori asociați de Date Personale: (i) MOL România (organizarea și derularea Programului), (ii) MOL Hungarian Oil & Gas Public Limited Company (realizarea de analize/studii și sistemul de supraveghere video), (iii) Multipont Program Zrt. (servicii suport pentru sistemul informatic, localizat in Ungaria). Drepturile prevăzute de lege pot fi exercitate cu privire la și în raport cu fiecare dintre operatorii identificați în Formular.

1.1          Categorii de Date Personale prelucrate: (i) date de identificare: nume, prenume, data nașterii, semnatură, identificatori IT, adresa IP, cookies; (ii) date de contact: nr de telefon, e-mail; (iii) convorbirile telefonice, vocea; (iv) date de tranzacționare: istoricul tranzacțiilor și al bunurilor achiziționate din stațiile MOL, istoricul comenzilor plasate din Catalogul MultiBonus, stațiile MOL în care au fost efectuate tranzacțiile, obiceiuri de consum și preferințe derivate din analiza tranzacțiilor; (v) pentru respectarea obligațiilor fiscale în cazul acordării unor premii peste valoarea prevăzută de Codul fiscal: CNP, serie și număr CI.

Scopurile și temeiul juridic al prelucrării. Prelucrăm Datele Personale ale Participantului:

– în scopul înscrierii Participantului în Programul MultiBonus - acoperă: înscrierea/ participarea la Program în vederea emiterii și/sau refacerii cardului, personalizării cardului, acumulării și cedării de puncte de loialitate și pentru orice alte operațiuni necesare derulării Programului, conform Regulamentului Programului. Prelucrarea Datelor Personale este necesară pentru derularea Programul MultiBonus conform Regulamentului, cu alte cuvinte pentru executarea contractului;  

– în scopul informării Participantului despre produsele și serviciile dezvoltate de MOL România, prin diverse mijloace de comunicare: e-mail, telefon, SMS, aplicații mobile etc. Temeiul prelucrării este interesul legitim al al operatorului de a oferi clienților săi accesul la o serie de noutăți și informații relevante legate de produsele și serviciile MOL România. Participantul se poate dezabona în orice moment accesând butonul ”Dezabonare”;

– în scopul realizării de diverse analize/studii de piață/sondaje despre Programul MultiBonus și despre produsele și serviciile dezvoltate de MOL România și/sau de alte companii din cadrul Grupului MOL în vederea îmbunătățirii serviciilor. Temeiul prelucrării este interesul legitim al operatorului de a oferi clienților săi accesul la o gamă cât mai largă de servicii optimizate, particularizate pentru nevoile specifice ale clienților săi fideli;

- în scopul includerii Participantului în campanii, oferte, comunicări de marketing personalizate, adresate exclusiv clienților MultiBonus, transmise prin diverse mijloace de comunicare: e-mail, telefon, SMS, mesaj pe bonul fiscal, aplicații mobile etc.; În acest caz, MOL România nu va lua nicio decizie bazată pe prelucrare automată privind Participantul, însă va crea un profil al Participantului, pentru a permite includerea Participantului numai în campaniile și comunicările de marketing relevante pentru acesta, în principal, în funcție de: datele de utilizare a cardului (istoricul de tranzacții: serviciile sau produsele utilizate sau achiziționate de Participant, de exemplu: tipul de produs și serviciu, frecvența și valoarea achiziției etc.), vârsta și sexul Participantului.

Cu titlu de exemplu, MOL România poate analiza ce tip de apă cumpără doamnele între 35-40 ani din stațiile MOL atunci când își alimentează cu carburant mașinile, iar data viitoare MOL România poate oferi același tip de apă doamnelor din categoria de vârstă menționată (35-40 de ani), care participă în Programul MultiBonus; sau, MOL România poate trimite către Participanți un cupon de ziua lor privind tipul preferat de cafea (se analizează tranzacțiile anterioare ale Participanților pentru a identifica tipul preferat de cafea).

Temeiul prelucrării este consimțământul Participantului, în măsura în care acest consimțământ a fost acordat de către Participant prin Formularul de înscriere;

• în scopul predării premiilor câștigate în campaniile din cadrul Programului (ex. prin tragere la sorți). Temeiul prelucrarii este consimțământul Participantului;
• în scopul îndeplinirii obligațiile legale ale MOL România privind plata taxelor și impozitelor către organele fiscale (în cazul câștigării unor premii peste 600 lei) și publicarea datelor (nume, prenume, oraș) câștigătorilor. Temeiul prelucrarii este indeplinirea obligatiilor legale ale MOL Romania.
• în scopul administrării sistemelor și aplicațiilor care deservesc funcționarea Programului MultiBonus. Temeiul prelucrării este interesul legitim al operatorului de a oferi clienților acces la un proces funcțional de înscriere în program și de aplicare a avantajelor, conform Regulamentului Programului.
• în scopul analizei vânzărilor și a altor date financiare (ex: cifra de afaceri a stațiilor, produsele vândute etc.). Temeiul juridic al prelucrării este interesul legitim al Operatorului de dezvoltare a afacerii și de creștere a vânzărilor.
• în scopul prevenirii și combaterii fraudei. Temeiul prelucrării este interesul legitim al operatorului de a avea implementat un mecanism eficient pentru identificarea și prevenirea eventualelor fraude;
• în scopul asigurării securității, prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video. Temeiul prelucrării este interesul legitim al operatorului de a asigura securitatea fizică a stațiilor și a bunurilor și persoanelor din stații;

• în scopul colectării/recuperării creanțelor, precum și în vederea exercitării și/sau apărării oricăror drepturi și interese legale ale MOL România. Temeiul prelucrării este interesul legitim al operatorului de a-și valorifica drepturile pe care le are.
• în vederea asigurării contabilității și activităților de audit intern, conform prevederilor legale aplicabile. Temeiul juridic pentru aceste operațiuni de prelucrare este îndeplinirea obligațiilor legale ale MOL România. În cazul nefurnizării acestor date de către Participant, MOL România nu își va putea respecta obligațiile sale legale.
• în vederea soluționării solicitărilor Participanților cu privire la Programul MultiBonus (de exemplu comenzi MultiBonus, solicitare informații privind balanța contului MultiBonus, actualizare date Participant, verificări fraude cont MultiBonus, soluționări reclamații etc.). Temeiul juridic pentru această prelucrare este interesul legitim al operatorului de a soluționa solicitările, inclusiv eventualele reclamații ale Participanților la Programul MultiBonus.
• în scopul gestiunii și soluționării cererilor de retur sau de garanție privind produsele achiziționate din catalogul MultiBonus. Temeiul prelucrării este îndeplinirea obligațiilor legale ale operatorului

1.2 Transferul Datelor Personale

Datele Personale ale Participantului pot fi transferate către:

1. a) Furnizorii de servicii ai MOL România: în scopul emiterii cardurilor MultiBonus, analizei vânzărilor și a altor date financiare, furnizării de servicii de marketing, de curierat și de arhivare, în deplină siguranță. Furnizorii de servicii acționează în calitate de persoane împuternicite ale MOL România, strict în baza instrucțiunilor primite. Lista entităților care prelucrează Date Personale în calitate de împuterniciți este disponibilă pe website-ul MOL România: www.multibonus.ro/imputerniciti și se actualizează periodic, ori de câte ori intervin modificări în colaborarea MOL România cu furnizorii săi.
2. b) Consultanți externi, avocați: în vederea soluționării oricăror potențiale situații prelitigioase/litigioase;
3. c) Instituții și autorități publice (de exemplu, autorități cu atribuții de investigare a fraudelor, poliție, instanțele judecătorești etc.), dacă este cazul, în scopul exercitării și/sau apărării oricăror drepturi și interese legale ale MOL România.

1.3. Durata de stocare a Datelor Personale

Datele Personale sunt stocate doar pe durata și în măsura în care este necesar pentru realizarea scopurilor menționate mai sus sau dacă există o obligație legală în acest sens. Acolo unde este necesar consimțământul Participantului, Datele Personale vor fi prelucrate și păstrate până la data retragerii consimțământului de către Participant.

În cazul în care Participantul este inactiv pentru o perioadă mai mare de 2 ani de la data ultimei tranzacții cu cardul MultiBonus într-o stație MOL de pe teritoriul României, Datele Personale vor fi șterse din aplicația Programului MultiBonus. Istoricul tranzacțiilor (date anonime) este păstrat pe o perioadă de încă 5 ani de la data inactivării cardului/ încheierea Programului MultiBonus în cadrul aplicației care generează o analiză a vânzărilor și a altor date financiare, cu rol în eficientizarea luării unor decizii de business.

Datele Personale care se regăsesc în orice documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează timp de 10 ani de la data închiderii exercițiului financiar în care au fost întocmite documentele justificative, conform Legii Contabilității. Nu în ultimul rând, în cadrul apărării și exercitării drepturilor și intereselor legale ale MOL România, Datele Personale necesare realizării acestui scop vor fi păstrate conform termenelor generale de prescripție sau până în momentul soluționării și finalizării eventualelor dispute/ proceduri de recuperare a prejudiciilor.

După expirarea termenelor de mai sus, Datele Personale se șterg și/sau se distrug din evidențele/bazele de date ale MOL România.

1.4. Drepturile Participantului privind protecția Datelor Personale

• Dreptul la informare privind operațiunile de prelucrare a Datelor Personale;
• Dreptul de acces: de a obține confirmarea că operatorul prelucrează sau nu Date Personale, acces la date și informații privind prelucrările de date;
• Dreptul la rectificare: de a obține, fără întârzieri nejustificate, rectificarea Datelor Personale inexacte sau completarea celor incomplete;
• Dreptul la ștergerea datelor personale, fără întârzieri nejustificate, când: (i) Datele Personale nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate/ prelucrate; (ii) Participantul își retrage consimțământul acordat pentru prelucrările de date bazate pe consimțământ; (iii) Participantul se opune prelucrărilor de Date Personale; (iv) Datele Personale au fost prelucrate ilegal; (v) Datele Personale trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care revine operatorului;
• Dreptul la restricționarea prelucrărilor Datelor Personale când: (i) Participantul contestă exactitatea datelor; (ii) Prelucrarea Datelor Personale este ilegală, iar Participantul nu vrea ștergerea Datelor Personale, ci solicită restricționarea utilizării lor; (iii) operatorul nu mai are nevoie de Datele Personale, dar Participantul i le solicită pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; (iv) Participantul se opune prelucrării. În cazul restricționării prelucrării, Participantul va fi informat ulterior de către operator înainte de ridicarea restricției de prelucrare.
• Dreptul la portabilitatea datelor: de a primi Datele Personale care îl privesc și pe care le-a furnizat operatorului într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și de a transmite aceste date altui operator, dacă mijloacele tehnice permit acest lucru, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul Participantului sau pe contract și se efectuează prin mijloace automate.
• Dreptul la opoziție: de a se opune, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrării efectuate de operator având ca temei juridic interesul legitim al acestuia.
• Dreptul Participantului de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri (orice prelucrare automată care utilizează Datele Personale pentru a evalua anumite aspecte personale ale Participantului, cum ar fi istoricul de achiziții ale Participantului etc.), care produce efecte juridice ce privesc Participantul sau care îl afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Pentru exercitarea acestor drepturi, Participantul poate trimite o cerere scrisă (i) prin e-mail la adresa: datepersonale@molromania.ro sau (ii) prin poștă/curier la adresa sediului social al MOL România din Bld. 21 Decembrie 1989, nr. 77, Etaj 1, Camera C.1.1, Clădirea C-D The Office, Cluj Napoca. Participantul poate solicita MOL România un model de cerere.

MOL România poate cere informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea solicitantului cererii. MOL România va furniza un răspuns Participantului, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul de răspuns de o lună poate fi prelungit cu două luni, atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor.

Pentru orice întrebări, Participantul ne poate scrie pe e-mail: datepersonale@molromania.ro.

Participantul are dreptul de a depune o plângere (i) în România, la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, la adresa Bld. G-ral Gheorghe Magheru, nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România, telefon: +40318059211, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro, (ii) în Ungaria, la Autoritatea Națională pentru Protecția Datelor și Libertatea de Informare la adresa 1125 Budapesta Szilágyi Erzsébet fasor 22/C., telefon: +36 1 391 1400, fax: + 36-1-391-1410, e-mail : ugyfelszolgalat@naih.hu, site web: http://naih.hu/.